Arabuluculuk Anlaşma Belgesinin Hazırlanmasında Taraf Vekilinin Sorumluluğu

Arabuluculuk süreci, tarafların kendi iradeleriyle çözüm aradıkları, esnek ve hızlı bir uyuşmazlık çözüm yöntemidir. Bu sürecin sonunda tarafların "anlaştık" demeleri, önemli bir adım olsa da, anlaşma belgesinin hazırlanması sürecin tamamlandığı anlamına gelmez. Aksine, bu aşama, taraf vekilleri için en kritik ve dikkat gerektiren dönemdir.

Arabuluculuk Anlaşma Belgesinin Hazırlanmasında Taraf Vekilinin Sorumluluğu

Anlaşma Belgesinin Hazırlanmasının Önemi

Arabuluculuk sürecinde tarafların sözlü olarak anlaşmaya varması, henüz hukuki bir bağlayıcılık ifade etmez. Bu anlaşmanın yazılı hale getirilmesi ve tarafların iradesini eksiksiz yansıtan bir belgeye dönüştürülmesi gerekmektedir. Bu noktada taraf vekillerinin sorumluluğu büyüktür; zira hazırlanan anlaşma belgesi, ileride doğabilecek uyuşmazlıkların önüne geçecek şekilde titizlikle hazırlanmalıdır.

Müzakere Sırasında Anlaşma Metninin Kurgulanması

Taraf vekili, müzakereler sırasında anlaşmanın şekillenmeye başlamasıyla birlikte, mutabık kalınan her bir unsurun nasıl yazılı hale getirileceğini önceden tasarlamalıdır. Bu süreçte, müvekkilinin görüşlerini almak ve onayını almak, anlaşmanın doğru ve eksiksiz bir şekilde hazırlanmasını sağlar. Vekil, müvekkilini bilgilendirerek, anlaşma metninin müvekkilinin iradesiyle tam olarak örtüşmesini sağlamalıdır.

Anlaşma Belgesinin Hazırlık Süreci

Anlaşma belgesinin hazırlanması süreci, müzakerelerin hemen ardından başlatılmalıdır. İdeal olan, anlaşma belgesinin aynı toplantıda hazırlanıp imzalanmasıdır. Bu, tarafların süreçten soğumasını ve anlaşmaktan vazgeçmesini engeller. Ancak bazı durumlarda, tarafların düşünmek için zamana ihtiyaç duyabileceği anlaşılmaktadır. Bu durumda dahi taraf vekilleri, sürecin ivmesini koruyarak, anlaşma belgesinin hazırlığı ve gelinen aşama konusunda arabulucuyu bilgilendirmelidir.

İmza Yetkisi ve Yetki Sınırları

Anlaşma belgesinin imzalanması, taraf vekilinin vekaletnamesinde açıkça belirtilen bir yetkiyi gerektirir. Hukuk Muhakemeleri Kanunu'nun 74. maddesi uyarınca, vekilin "alternatif uyuşmazlık çözüm yollarına başvurmaya" veya "arabuluculuk anlaşma belgesini imzalamaya" gibi özel bir yetkiye sahip olması gerekir. Bazen vekaletnamede özel yetki bulunması dahi, vekilin metni tek başına imzalayabileceği anlamına gelmez. Özellikle büyük şirketlerde, anlaşmanın içeriği, tutarı veya şirketin iç yönergeleri gereği imza yetkisi özel olarak düzenlenmiş olabilir. Bu nedenle vekil, imza atmadan önce anlaşmanın son halini müvekkiliyle istişare etmeli ve bu talimatı ispat edilebilir bir yöntemle kayıt altına almalıdır.

Sağlam Bir Anlaşma Belgesinin Temel Unsurları

İyi kurgulanmış bir anlaşma belgesi, uyuşmazlığı sadece bugün için değil, gelecekte de çözer. Bu nedenle taraf vekillerinin, aşağıdaki kritik unsurlar bakımından metni gözden geçirmesi ve gerekiyorsa bu unsurları anlaşma belgesine eklemeyi değerlendirmesi gerekir:

Edimin Türü

Anlaşma bir para borcuna ilişkinse, paranın miktarı ve para birimi (yabancı para biriminin türü, örneğin USD) dikkatle kaleme alınmalıdır. Eğer edim bir işin yapılması ise, İcra ve İflas Kanunu'nun 30. maddesindeki gereklilikler gözetilmelidir. Anlaşma metni, yapılacak işi tüm ayrıntılarıyla tarif etmeli ve ilerideki takip süreçlerinin aksamaması için işin toplam bedelini de içermelidir.

Ödeme Planı ve Detayları

Ödemenin peşin mi, taksitli mi olacağı; taksitli ise vadeleri, gerekiyorsa muacceliyet şartı ve gecikme halinde uygulanacak faizin türü ile oranı mutlaka belirlenmelidir.

Cezai Şart ve İcra Edilebilirlik

Anlaşma şartlarına uyulmaması halinde ortaya çıkacak zararlar veya anlaşmanın ifasını tazyik için bir cezai şart belirlenebilir. Ancak, cezai şartın varlığının yargılamayı gerektirebileceği ve bu durumun anlaşma belgesine icra edilebilirlik şerhi verilmesini engelleyebileceği unutulmamalıdır.

Ücret ve Masrafların Paylaşımı

Taraflar, ihtiyari arabuluculukta ücret ve masraflar konusunda sürece başlamadan anlaşmış olmalıdır. Dava şartı arabuluculukta ise taraflar ücreti diledikleri oranda paylaşabilirler; ancak bu hususta anlaşamamaları halinde eşit öderler.

Yargılama Giderleri ve Vekalet Ücretleri

Uyuşmazlık hakkında derdest bir dava varsa, anlaşmanın davayı kısmen veya tamamen konusuz bırakıp bırakmadığı, yargılama giderleri ve vekalet ücretlerinin taraflar arasında ne şekilde paylaşılacağı netleştirilmelidir.

Gelecekteki Uyuşmazlıklar İçin Çözüm Yolu

Taraflar, ileride yaşayabilecekleri benzer uyuşmazlıklar için şimdiden bir çözüm yolu (örneğin, yeniden arabuluculuk veya tahkim) belirlemeyi kararlaştırabilirler.

Arabuluculuk sürecinin başarısı, yalnızca sözlü olarak anlaşmaya varılmasıyla değil, bu anlaşmanın tüm unsurlarını içeren, icra edilebilir ve gerektiğinde bir davaya dayanak oluşturabilecek sağlam bir anlaşma belgesi ortaya konulması ve imzalanmasıyla ölçülür. Bu belgenin asıl mimarları, dikkatli, öngörülü ve titiz yaklaşımlarıyla arabulucudan ziyade taraf vekilleridir.

Taraf vekillerinin, anlaşma belgesinin hazırlanması sürecinde gösterdikleri özen ve titizlik, sadece müvekkillerinin haklarının korunmasını sağlamakla kalmaz; aynı zamanda arabuluculuk sürecinin etkinliğini ve güvenilirliğini artırır. Bu nedenle, taraf vekillerinin bu süreçteki sorumlulukları büyüktür ve bu sorumluluğun bilincinde olarak hareket etmeleri gerekmektedir.

Not: Bu makale, hukuki konulara ilgi duyan kişilerin genel bilgilendirilmesi amacıyla hazırlanmıştır; ve hukuki danışmanlık yerine geçmez Kapsamlı bir kaynak olma iddiası taşımaz ve yasal tavsiye olarak değerlendirilmemelidir.